Czy prowadzenie książki kontroli jest obligatoryjne?
Kto powinien posiadać książkę kontroli?
Wymogiem ustawowym jest, aby każdy przedsiębiorca prowadził oraz przechowywał w swojej siedzibie książkę kontroli oraz upoważnienia do przeprowadzenia kontroli wydane pracownikom organu kontrolującego, jak również protokoły kontroli. Oznacza to, że powinieneś posiadać książkę kontroli także w tych przypadkach, gdy w twojej firmie dotychczas nie była prowadzona jakakolwiek kontrola.
W jakiej formie należy prowadzić książkę kontroli?
Ustawodawca zezwala na prowadzenie książki kontroli zarówno w formie pisemnej, jak i w formie elektronicznej. Wybór formy, w jakiej będzie prowadził książkę kontroli w swojej firmie zależny jest wyłącznie od ciebie.
Wybór formy wiąże się także, ze sposobem jej udostępniania kontrolującym oraz dokonywaniem w niej wpisów. I tak, w przypadku książki kontroli prowadzonej w formie papierowej:
- książkę kontroli należy okazać kontrolującym,
- wpisów w książce kontroli dokonuje kontrolujący,
Jeżeli natomiast zdecydowałeś się na prowadzenie w twojej firmie książki kontroli w formie elektronicznej:
– okazanie książki następuje przez zapewnienie dostępu przy użyciu urządzenia pozwalającego na zapoznanie się z jej treścią albo wykonanie wydruków z systemu informatycznego, w którym prowadzona jest książka kontroli, poświadczonych przez ciebie za zgodność z wpisem w książce kontroli,
- wpisów w książce kontroli dokonujesz samodzielnie,
- dodatkowo, dane zawarte w książce kontroli prowadzonej w postaci elektronicznej muszą znajdować potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez ciebie.
Jakie informacje należy wpisywać do książki kontroli?
Książka kontroli powinna zawierać wpisy obejmujące – dla każdej kontroli odrębnie:
- oznaczenie organu kontroli, który prowadził u ciebie kontrolę,
- oznaczenie upoważnienia do kontroli wydanego przez organ kontrolny swoim pracownikom – upoważnienia te natomiast stanowią załącznik do książki kontroli
- zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli,
- daty podjęcia i zakończenia poszczególnych kontroli.
W przypadkach, w których kontrola nie była dotychczas u ciebie prowadzona, powinieneś dysponować dokumentem papierowym, bądź elektronicznym zawierającym pola (kolumny, bądź wiersze) pozwalające na wpisanie w nich wszystkich ze ww. informacji.
Ze względu na fakt, że ustawodawca nie przewidział w tym zakresie urzędowego wzoru, możesz samodzielnie określić sposób prowadzenia książki kontroli w twojej firmie. Musisz jedynie zapewnić, aby znalazły się w niej wszystkie z wymaganych przez ustawę elementów.
Udostępnienie książki kontroli
Jak już zasygnalizowano to wyżej, książka kontroli podlega udostępnieniu kontrolującym. Co ważne, powinno to nastąpić niezwłocznie po wszczęciu kontroli. Ustawa przewiduje w tym zakresie jeden wyjątek. Mianowicie, jeżeli okazanie książki kontroli jest niemożliwe ze względu na udostępnienie jej innemu organowi kontroli w tym samym czasie. W takim przypadku masz obowiązek okazania książkę kontroli w siedzibie organu kontroli, który wcześniej nie miał do niej dostępu, w terminie 3 dni roboczych od dnia zwrotu tej książki przez inny organ kontroli.
autor:
Michał Koralewski